Contrer la réunionite aiguë
De nos jours, le temps est précieux, nous souhaitons être un maximum productif au travail pour pouvoir profiter au mieux de notre famille, le soir et le week-end. Nous sommes en perpétuelle recherche d’optimisation de notre temps.
D’après le Figaro, les français passent en moyenne 3 semaines par an en réunion et plus du double pour les cadres. Parfois les réunions sont justifiées, parfois nous pourrions bien nous en passer.
Comment faire pour contrer la réunionite aiguë ? Quels outils mettre en place ? Comment organiser la communication entre services ?
Pour vous parler un peu de nous, Stratéliance est composée de 4 collaborateurs. Malgré cet effectif réduit, nous étions capables de faire beaucoup de réunions (réunions commerciales, réunions productions, réunions facturations, réunions bilan mensuel…) Nous ne sommes certainement pas les seuls dans ce cas 😉
Et fort heureusement, nous nous sommes rendu compte que nous perdions du temps en productivité. Nous avons donc décidé d’améliorer notre manière de procéder.
Ci-dessous, nous vous donnons quelques astuces utilisées en interne :
Organiser ses réunions
• Définir l’ordre du jour
• Cibler les participants (les participants doivent savoir pourquoi ils sont là et sur quoi les discussions doivent déboucher)
• Demander à chaque participant de préparer cette réunion en amont et venir avec les documents correspondants afin de gagner du temps
• Durée maximale 45 minutes
• Pas d’objets qui détournent l’attention (type smartphones)
• Rester focalisé sur les priorités
• Suivre l’ordre du jour
• Tour de table afin que tout le monde participe (avec un temps de parole accordé pour chaque participant)
• Si sujet intéressant non prévu à l’ordre du jour : le noter pour la prochaine réunion
• Réaliser un compte rendu (prise de note pendant la réunion)
• Mettre en place les décisions et actions à mener
Utiliser des outils en ligne
• Trello
• Slack
• …
Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il est basé sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Les cartes sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d’une planche à l’autre, traduisant leur avancement.
