Comment combiner à la fois vos vœux par courrier et par e-mail ?

Souvent réalisés un peu hâtivement courant décembre, les vœux de fin d’année revêtent pourtant un caractère stratégique fort et nécessitent donc de s’en préoccuper bien en amont.

Recevoir une carte de vœux par courrier, l’ouvrir et la lire, reste un moment agréable au moment des fêtes de fin d’année.

Bien que la version carte de vœux par courrier témoigne d’un geste personnalisé qui plait davantage que de recevoir des vœux standardisés par e-mail, cette délicate attention nécessite d’y consacrer un temps certain que ce soit pour l’écriture, l’affranchissement ou l’envoi de ces cartes. Rappelons que pour obtenir l’effet escompté, une carte de vœux doit être rédigée à la main et personnalisée en fonction de votre interlocuteur, ou à minima, en fonction de votre cible.

Vos vœux 2019 par e-mail : vos 3 possibilités.

En fonction de votre temps disponible, de vos aptitudes graphiques, de votre savoir-faire en e-mailing, et de votre connaissance en outils e-mailing, plusieurs solutions s’offrent à vous pour concevoir et acheminer correctement votre e-mailing de fin d’année à destination de vos contacts :

  1. Le concevoir et l’envoyer vous-même sans respecter les bonnes pratiques en e-mailing en ayant par exemple recours à votre logiciel d’e-mail classique (pas du tout recommander !)
  2. Vous former aux bonnes pratiques et à un outil d’e-mailing permettant d’acheminer sereinement votre envoi
  3. Externaliser auprès d’un spécialiste la création graphique et/ou la conception et/ou l’envoi complet de vos vœux
  • Ce sera à vous de choisir.

Conseil : le plus important n’est pas que vous ayez fait la démarche d’envoyer vos vœux, l’essentiel est que votre contact les reçoive effectivement  d’une part et que ce dernier apprécie votre démarche  d’autre part.

Pour rappel, adresser des vœux par e-mail sans respecter les bonnes pratiques pourrait être mal perçu par les destinataires.

Nous souhaitons vous confier les 6 bonnes idées utiles à la rédaction d’un e-mailing personnalisé pour vos prochains vœux de fin d’année.

Des idées pour concevoir des vœux personnalisés par e-mailing

1. vous assurer la qualité de la base de données source

  • A minima, vous devez disposer des informations essentielles concernant votre contact pour personnaliser votre envoi, à savoir sa civilité, son nom et prénom, et son adresse e-mail bien entendu
  • Avec l’ensemble de ces informations de base, vous pourrez personnaliser votre e-mailing ainsi : « Madame Nicole Durant » ou encore « Cher Monsieur Vincent Dumont » par exemple

2. vous appuyer sur de précieuses informations complémentaires

  • Dans le cas d’une personnalisation d’e-mailing, il conviendra de segmenter votre base de données afin de personnaliser votre message. La segmentation peut se faire selon le type de contacts (prospect, client, partenaire), selon les produits/services dont ils disposent dans votre entreprise ou selon tout autre élément caractérisant le lien unissant ce contact avec votre entreprise.
  • : à destination de vos clients, vous pourriez personnaliser ainsi : « Cher client »

A destination de vos partenaires, vous pourriez personnaliser ainsi « Cher partenaire »

  • Il convient donc d’obtenir autant de critères que nécessaire. Une simple base de données sous Excel

3. choisir un logiciel d’e-mailing prévu pour l’envoi de masse

    • Nous disposons toutes et tous d’un logiciel classique d’envoi d’e-mails (Outlook, Thunderbird, Gmail, Orange, Hotmail, envoi via votre site Internet, etc.). Savez-vous que ceux-ci ne sont pas adaptés à l’envoi de campagnes d’e-mails en masse ?
    • Voici les risques que vous encourez à envoyer vos emailings par ce type de logiciel classique :
      • votre fournisseur d’accès Internet vous rappellera à l’ordre en vous demandant de ne plus envoyer d’e-mailing en masse
      • il pourra bloquer votre compte de messagerie sur une durée plus ou moins longue (nous avons déjà vu un client être bloqué durant 2h)
      • votre e-mailing peut être considéré comme un spam et dans ce cas, votre compte pourrait être bloqué durant plusieurs jours (seule possibilité pour débloquer cette situation si vous n’êtes pas un professionnel de l’informatique, faire appel à un prestataire spécialisé)
      • A noter : e-mailing avec 30 adresses e-mails = envoi de masse

3 conseils complémentaires pour être plus efficace lors de l’envoi de vos vœux par e-mail

4. identifiez-vous clairement

      • Avec un logiciel dédié aux campagnes e-mailing, vous définissez simplement le nom, le prénom voire le nom de votre société, à chaque envoi.
      • A votre guise, ce champ « émetteur » est personnalisable pour chaque segmentation.

5. déterminez le bon jour d’envoi

      • Lundi ? Mardi ? Jeudi ? …
      • Selon la cible à laquelle vous adressez vos vœux, vous devez estimer le meilleur jour de réception de votre e-mail
      • Visez un jour propice à la réception de vos vœux. Evitez probablement les jours de congés. Evitez aussi le 1er jour de reprise après les fêtes car vos interlocuteurs risquent de recevoir des vœux en nombre. Les vôtres seraient ainsi noyés dans la masse.

6. déterminez la bonne heure d’envoi et donc la bonne heure de réception

      • Tôt le matin ? A la « pause » de 10h ? Le midi ? A la « pause » de 16h ? En fin de journée ? Le soir ?
      • De même que trouver le bon jour, vous devez estimer le meilleur moment de la journée pour réceptionner votre e-mail afin d’assurer un taux d’ouverture important.
      • Rappel : pour garantir un envoi groupé à l’heure à laquelle vous souhaitez que vos destinataires reçoivent votre message, seul un logiciel spécialisé en envoi d’e-mailing en masse vous permettra d’appliquer votre choix. Tous les autres outils précités au point 03 adresseront chaque email à leur rythme. Selon les cas, un envoi en masse à 9h pourrait se terminer à 11h.

Que ce soit pour adresser des vœux de fin d’année par e-mail ou la réalisation de toute autre campagne e-mailing, cette action en communication ne doit pas être prise à la légère.
Des obligations existent !
De bonnes pratiques viennent augmenter vos chances de réception, d’ouverture et de lecture d’e-mail !
Sachez faire les bons choix.

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